War Map : Transport et logistique

Une ligne par semaine. Ouvrez une semaine pour voir chaque journée de travail.

1. Semaine 1

   Du 1er juin au 5 juin

   Commandes, exploitation et route

   Périmètre fixé sur deux agences. Observation de la prise de commande, du planning, de l’affrètement et d’une tournée.

   Personnes : Patrick Rochette, Valérie Chambon, Mélanie Grangier, Stéphane Ferrand, Cédric Bonnefoy, Aurélien Brun

   Détail par jour · 5 jours

   1er juin

   Lancement et cadrage

   Périmètre validé : prise de commande, exploitation et affrètement, facturation des prestations annexes, litiges, conformité conducteurs et indexation gazole. Agences de Lyon et de Clermont-Ferrand observées ; Valence couverte par les données.

   Patrick Rochette · PDG

   TMSExcel

   2 juin

   Observation de la prise de commande

   Observation de 6 h 30 à 12 h. 238 commandes comptées : 151 par email, 43 par téléphone, 44 via les portails clients. Une sur huit a exigé un rappel pour un créneau, un hayon ou une référence manquants.

   Mélanie Grangier · Responsable service client

   OutlookTMS

   3 juin

   Planning d’exploitation, Lyon

   Le planning est un fichier Excel reconstruit chaque après-midi à partir d’un export du TMS. Les temps de conduite sont vérifiés camion par camion dans la télématique. Remaniement à 17 h pour 31 commandes tardives ; planning bouclé à 18 h 40.

   Stéphane Ferrand · Responsable d’exploitation

   ExcelTMSTelematics

   4 juin

   Bureau d’affrètement

   Environ 290 trajets par semaine confiés à des sous-traitants, trouvés par téléphone et sur la bourse de fret. Les derniers prix payés sont dans un carnet. Les documents des transporteurs sont vérifiés quand il reste du temps.

   Cédric Bonnefoy · Responsable affrètement

   ExchangeOutlookExcel

   5 juin

   Tournée accompagnée dès 5 h

   Sept livraisons. Deux attentes au-delà de la franchise, 1 h 50 et 2 h 15, toutes deux enregistrées par la télématique et aucune notée sur la CMR. L’envoi des photos de l’ePOD a échoué deux fois faute de réseau.

   Aurélien Brun · Chef d’équipe conducteurs

   ePODTelematics
2. Semaine 2

   Du 8 juin au 12 juin

   Facturation, litiges et conformité

   Facturation des prestations annexes, indexation gazole, litiges et documents conducteurs retracés ; seconde agence comparée.

   Personnes : Samira Ouali, Brigitte Vial, Franck Duval, Olivier Charrier, Kevin Bayle

   Détail par jour · 5 jours

   8 juin

   Facturation et prestations annexes

   La facturation est mensuelle, depuis le TMS. Les prestations annexes ne sont ajoutées que si elles figurent sur les CMR papier ou sont signalées par les exploitants. Franchises et tarifs par client sont dans des contrats PDF.

   Samira Ouali · Responsable facturation

   TMSSageExcel

   9 juin

   Calcul de l’indexation gazole

   L’indice gazole mensuel du CNR est recopié dans Excel, 14 formules propres à des clients sont recalculées et les taux saisis dans le TMS. Environ 10 heures par mois. En mars, 6 clients ont été facturés à l’ancien taux.

   Brigitte Vial · DAF

   ExcelTMS

   10 juin

   Revue des litiges et avaries

   Environ 35 litiges par mois. Chaque dossier exige la CMR avec réserves, les photos, les heures d’arrivée et la version du conducteur. Environ 3 heures par dossier ; 40 % des dossiers 2025 n’avaient aucune photo.

   Franck Duval · Responsable litiges et qualité

   ePODTelematicsSage

   11 juin

   Temps de conduite et documents

   Cartes conducteur téléchargées tous les 28 jours et chronotachygraphes tous les 90 jours, relancés à la main. Permis, visites médicales et dates de FCO dans un seul fichier Excel. Trois FCO expirent sous 30 jours sans alerte.

   Olivier Charrier · Responsable parc et conformité

   TelematicsExcel

   12 juin

   Agence de Clermont-Ferrand

   Même travail, autre planning : Clermont utilise sa propre mise en page Excel et sa propre liste de sous-traitants. Les prestations annexes sont notées dans un carnet au bureau.

   Kevin Bayle · Exploitant

   ExcelTMSExchange
3. Semaine 3

   Du 15 juin au 19 juin

   Analyse interne

   Attentes, canaux de commande, dossiers des sous-traitants et litiges mesurés sur les données.

   Personnes : Aucun entretien cette semaine

   Détail par jour · 5 jours

   15 juin

   Échantillon des temps d’attente

   4 semaines d’arrêts télématiques confrontées aux factures. 610 attentes au-delà de la franchise convenue ; 140 facturées. Valeur moyenne d’une prestation : 48 €.

   TelematicsTMS

   16 juin

   Échantillon de prise de commande

   Une semaine de commandes classée par canal et format : 80 % manuelles. Mesure du temps de saisie et des causes de rappel.

   OutlookTMS

   17 juin

   Audit des documents des sous-traitants

   Contrôle des dossiers de 41 sous-traitants réguliers : 7 attestations de vigilance URSSAF périmées et 2 attestations d’assurance échues.

   ExcelExchange

   18 juin

   Revue des dossiers litiges

   120 dossiers litiges 2025 revus : 40 % sans photo, 22 % sans réserve sur la CMR, 38 jours en moyenne pour clore.

   ePODSage

   19 juin

   Étude de la répartition du temps

   Codage des notes d’observation et des journaux de tâches des 11 personnes interrogées en cinq catégories.

4. Semaine 4

   Du 22 juin au 26 juin

   Pistes et plan

   8 initiatives notées, règles de facturation des attentes testées sur des trajets réels, modèle de valeur et feuille de route.

   Personnes : Samira Ouali, Stéphane Ferrand

   Détail par jour · 5 jours

   22 juin

   Procédures et pratique

   Comparaison des procédures documentées avec la pratique observée pour 18 flux.

   23 juin

   Notation des pistes

   8 initiatives dans 4 services notées selon la valeur, la complexité, l’effet sur la conformité et les dépendances.

   24 juin

   Test des règles d’attente

   Règles de facturation testées sur 50 trajets réels. Accord sur les statuts télématiques qui comptent comme attente, et sur le renvoi des lignes contestées au responsable du compte.

   Samira Ouali · Responsable facturation

   TelematicsTMS

   25 juin

   Modèle de valeur

   Hypothèses basse et haute. Prestations facturées et prix d’affrètement séparés de la capacité libérée.

   26 juin

   Feuille de route et contrôle interne

   Séquencement pour que la facturation des attentes démarre en premier. Chaque chiffre vérifié par rapport aux notes et aux données sources.

5. Semaine 5 · Restitution

   Du 29 juin au 3 juillet

   Validation et restitution

   Constats validés avec les responsables de service ; War Map remis et premiers responsables désignés.

   Personnes : Stéphane Ferrand, Samira Ouali, Olivier Charrier, Patrick Rochette, Brigitte Vial, Valérie Chambon

   Détail par jour · 5 jours

   29 juin

   Assemblage du livrable

   Assemblage du War Map en trois chapitres : réalité opérationnelle, constats et plan de mise en œuvre.

   30 juin

   Validation avec les responsables de service

   Revue des cartes de processus et du registre des heures. Une correction : l’agence de Valence numérise déjà les CMR au retour, ce qui y réduit le délai papier.

   Stéphane Ferrand · Responsable d’exploitation

   1er juillet

   Contrôle final

   Dernière vérification des chiffres, des dates et des dépendances. Dossier de restitution préparé.

   2 juillet

   Revue avant restitution

   Présentation des constats et des fourchettes de valeur. Accord : la tarification des prestations annexes, le règlement des litiges et l’affectation des conducteurs restent entre les mains de personnes nommées.

   Patrick Rochette · PDG

   3 juillet

   Remise du War Map

   Remise du War Map et de la feuille de route. La facturation des attentes et le moteur d’indexation gazole démarrent en premier, sous la responsabilité de Samira et Brigitte.

   Patrick Rochette · PDG