Agroalimentaire
Constats

Fabricant de plats cuisinés et salades traiteur · 2 usines en Bretagne · 260 salariésCe War Map montre comment nous passons de l’analyse des opérations à un plan de mise en œuvre. Les dates illustrent un déroulement possible ; le périmètre et le calendrier d’une mission réelle sont convenus avec vous.

Constats

La réalité de votre équipe opérationnelle. Pas une inefficacité vague. Des urgences précises que l’entreprise a fini par considérer comme normales, jusqu’à ce que la direction les prenne en charge elle-même.

Des pénalités payées par défaut

Les enseignes ont facturé 412 K€ de pénalités en 2025. Seuls 9 % ont été contestés, car les preuves de chaque ligne sont dispersées à quatre endroits et demandent environ 50 minutes à réunir.

Une traçabilité qui repose sur des personnes

La simulation de rappel a pris 6 h 40 pour un objectif interne de 4 heures. Les palettes panachées rompent le lien entre lot de production et destination.

Des promotions planifiées depuis les boîtes mail

Les volumes promotionnels arrivent au planning par email. Le plan est refait deux fois par jour, et des produits à DLC courte finissent en surproduction ou en rupture.

Des blocages qualité hors de l’ERP

Les lots bloqués ne le sont que dans l’outil qualité. L’expédition s’appuie sur une liste imprimée deux fois par jour.

Répartition illustrative du temps de 11 personnes interrogées

Ressaisie et vérification de données
27%
Recherche d’informations (email, téléphone, portails)
22%
Traitement des exceptions (blocages, manquants, refus)
19%
Travail planifié de production et de qualité
21%
Décisions et relation client
11%

Ces proportions totalisent 100 %. Elles décrivent uniquement les 11 personnes interrogées, sans extrapolation aux 260 salariés.

La ressaisie et la recherche d’informations absorbent 49 % du temps des personnes interrogées. Les exceptions en prennent encore 19 %. Le travail planifié et les décisions se partagent les 32 % restants.

Constat clé : Une grande partie des 19 % consacrés aux exceptions relève de la sécurité des aliments et reste humaine. La part libérable se situe surtout dans la ressaisie et la recherche, et doit être mesurée tâche par tâche avant de chiffrer une valeur.

Procédure et réalité

De la commande GMS à l’expéditionProcédure: 6 étapes → La réalité: 11 étapes, 4 transferts
La procédure
Commande EDI reçue
Commande intégrée dans l’ERP
Plan ajusté
Préparation selon la DLC
Avis d’expédition envoyé
Facture émise
6 étapes, parcours linéaire
La réalité
11
Étapes
4
Transferts
Commande J-1, livraison J+1
Durée du cycle
~1 050 commandes/semaine
Volume

Les commandes arrivent par EDI et s’intègrent automatiquement. Environ 15 % exigent une correction manuelle avant préparation. Le plan est confronté aux commandes dans Excel, la DLC est vérifiée à l’œil et les palettes panachées perdent le lien avec le lot.

L’écart
31 commandes sur 214 pendant la fenêtre observée ont été corrigées à la main, soit 14,5 %. Cause principale : codes et prix promotionnels chargés après l’arrivée des premières commandes.
Les règles de DLC minimale des enseignes sont affichées au mur et absentes de la préparation. Trois livraisons refusées en décembre.
Les palettes panachées sont montées sans scan du lot. C’est là que la traçabilité aval se rompt.
Les bons de livraison signés sont classés sur papier par date. En retrouver un pour un litige prend 15 à 40 minutes.
Pénalités des enseignesProcédure: 4 étapes → La réalité: 9 étapes, 3 transferts
La procédure
Avis de pénalité reçu
Contrôle par rapport à la livraison
Acceptation ou contestation
Avoir comptabilisé
4 étapes, parcours linéaire
La réalité
9
Étapes
3
Transferts
~50 min par ligne contestée
Durée du cycle
~1 150 lignes/an
Volume

Les pénalités arrivent sur quatre portails, plusieurs semaines après la livraison. Chaque contestation exige la commande, ses modifications, le bon de livraison signé et l’heure d’arrivée du transporteur. Karine conteste environ deux lignes par semaine ; les autres sont acceptées.

L’écart
Les pénalités apparaissent 3 à 8 semaines après la livraison. Les délais de contestation varient selon l’enseigne et sont suivis de mémoire.
Sur l’échantillon de 380 lignes, 34 % étaient contestables : modifications tardives comptées comme manquants, ou retards dus à un créneau déplacé par l’enseigne.
Hypothèse : récupérer les deux tiers des 34 % contestables préserverait environ 93 K€ par an. Chaque contestation reste la décision de Karine.
Le suivi des pénalités tient dans un fichier Excel tenu par Karine, sans lien avec le compte client dans Sage X3.
Blocage et libération qualitéProcédure: 5 étapes → La réalité: 9 étapes, 4 transferts
La procédure
Prélèvement
Résultat labo enregistré
Lot bloqué si non conforme
Décision qualité
Stock libéré ou détruit
5 étapes, parcours linéaire
La réalité
9
Étapes
4
Transferts
1,6 jour de blocage en moyenne
Durée du cycle
~25 blocages/mois
Volume

Bloquer et libérer un lot est une décision qualité et doit le rester. L’écart porte sur la transmission : le blocage existe dans l’outil qualité alors que Sage X3 affiche le stock comme disponible jusqu’à ce que quelqu’un le modifie.

L’écart
Aucun lien de statut entre l’outil qualité et Sage X3. Entre deux listes imprimées, un lot bloqué peut être préparé.
Blocage moyen de 1,6 jour sur des produits de 12 à 21 jours de DLC totale. Les libérations tardives ne respectent plus la DLC minimale exigée.
Hypothèse : 22 % de la valeur détruite en 2025, environ 240 K€, sont liés à des lots libérés après le seuil de l’enseigne.
Les notes d’investigation restent dans des fils d’emails. L’auditeur voit la décision sans le raisonnement qui la justifie.
Changement de recette et d’étiquetteProcédure: 5 étapes → La réalité: 10 étapes, 5 transferts
La procédure
Demande de changement
Recette mise à jour
Étiquette mise à jour
Validation
Lancement en production
5 étapes, parcours linéaire
La réalité
10
Étapes
5
Transferts
19 jours observés
Durée du cycle
~14 changements/mois
Volume

Les changements d’ingrédients et d’allergènes passent de l’email du fournisseur à Excel, puis à Sage X3, au logiciel d’étiquetage et reviennent par cinq boîtes mail. Camille est la seule à savoir quels modèles partagent des textes.

L’écart
Recette et étiquette sont gérées dans deux systèmes sans lien. Les allergènes sont saisis deux fois.
Les validations passent par des fils d’emails à cinq personnes. La version de référence est celle de la dernière réponse.
Les produits MDD ajoutent un cycle de validation enseigne de 4 à 9 jours.
Camille est la seule à savoir quels modèles partagent un même bloc de texte.
Constat clé : Les quatre exemples comptent respectivement 83,3 %, 125 %, 80 % et 100 % d’étapes supplémentaires : (réel ÷ documenté − 1) × 100. Certaines sont des contrôles de sécurité des aliments nécessaires ; d’autres sont des ressaisies qu’un lien entre systèmes supprimerait.

Registre des urgences

ADVCommandes EDI avec lignes rejetées corrigées à la main : environ 150 par semaine, 3 minutes chacune7,5 h
Supply chainPlan de production refait deux fois par jour dans Excel après les changements de commandes et de promotions9 h
FinanceSuivi et contestation des pénalités : téléchargements, recherche de preuves, dépôt6,5 h
QualitéDossiers réclamation : recherche seule, 1 heure sur 2 h 15 par dossier ; 45 × 12 ÷ 52 = 10,4 h/semaine10,4 h
QualitéListes de blocages imprimées et relayées par téléphone à l’expédition et au planning3,5 h
RéglementaireBAT diffusés et commentaires fusionnés à la main : 14 changements/mois × 2,5 h ; 14 × 2,5 × 12 ÷ 52 = 8,1 h/semaine8,1 h
LogistiqueContrôle des DLC à l’œil et bons de livraison signés classés sur papier6 h
TousLa traçabilité aval se rompt sur les palettes panachéescontinu
51,0 heures-personnes par semaine pour 7 postes chiffrés ; 1 risque non chiffré51,0 h
Constat clé : Les volumes mensuels sont convertis en heures hebdomadaires (× 12 ÷ 52). Le poste réclamations ne compte que la recherche des enregistrements, hors analyse et réponse. Les postes excluent les doublons ; tout ce temps ne peut pas nécessairement être libéré.

Registre des risques

Sécurité des alimentsCritique
Un lot bloqué peut être préparé
Le statut de blocage est absent de Sage X3. Entre deux listes imprimées, un lot bloqué peut partir. Aucun incident en 2025 ; un incident évité de justesse en novembre.
TraçabilitéCritique
Les palettes panachées rompent le lien avec le lot
Le traçage aval a pris 4 h 30 lors de la simulation. Un vrai rappel un vendredi soir dépendrait de qui répond au téléphone.
Point unique de défaillanceCritique
Nicolas Guého, planification
Le plan de 14 onglets et ses ajustements promotionnels existent dans son fichier et dans sa tête. Pendant ses congés, la directrice industrielle le refait le soir.
MargeÉlevé
Des pénalités acceptées par défaut
412 K€ facturés en 2025, dont 9 % contestés, alors que le fournisseur peut contester chaque pénalité. Environ un tiers de l’échantillon revu disposait de preuves suffisantes pour contester.
RéglementaireÉlevé
Des changements d’allergènes gérés par email
Un changement de recette met en moyenne 19 jours à atteindre l’étiquette, avec des validations dispersées dans les boîtes mail. Le risque : une étiquette qui diffère de la recette.
Point unique de défaillanceÉlevé
Camille Tanguy, étiquetage
La seule personne à savoir quels modèles partagent des blocs de texte. Modifier un modèle peut en changer d’autres sans que personne ne s’en aperçoive.
GaspillageÉlevé
Des destructions liées aux promotions
1,1 M€ détruits en 2025, dont 38 % liés à des promotions mal prévues. Personne ne compare ensuite les résultats des promotions à la prévision.
Intégrité des donnéesMoyen
Codes promotionnels chargés trop tard
Les nouveaux codes et prix promotionnels arrivent dans Sage X3 après les premières commandes. Chacun crée une ligne EDI rejetée puis, plus tard, un litige de prix.
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Plan de mise en œuvre

Session stratégique · 30 min

Le périmètre d’une mission réelle est défini pendant la Strategy Session. Elle peut commencer par un War Map ou un Feasibility Sprint bien délimité.

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