Exemple de War Map
War Map : Chimie de spécialités
Formulateur de chimie de spécialités · 2 sites près de Lyon · 160 salariés
Documents réglementaires, libération des lots et papiers ADR passent tous par trois personnes. Un client attend 6,5 jours ouvrés une FDS ou une déclaration REACH, et les hausses matières arrivent sur les factures indexées avec neuf semaines de retard.
Un War Map est une cartographie fondée sur des cas réels et des entretiens métier. Il montre où l’entreprise est fragile, ce que cela coûte et ce qu’il faut corriger en premier.
Ce que vous recevez
- 01Réalité opérationnelle
Comment le travail se déroule réellement : personnes, systèmes, transferts et exceptions.
- 02Constats
Ce que cela coûte : problèmes chiffrés, écarts de processus et dépendances à des personnes clés.
- 03Plan de mise en œuvre
Ce qu’il faut corriger en premier : systèmes prioritaires, calendrier et leviers de valeur.
30 minutes. Nous recommandons le bon point de départ.
Formulateur de chimie de spécialités · 2 sites près de Lyon · 160 salariésCe War Map montre comment nous passons de l’analyse des opérations à un plan de mise en œuvre. Les dates illustrent un déroulement possible ; le périmètre et le calendrier d’une mission réelle sont convenus avec vous.
Réalité opérationnelle
Voici ce que nous livrons : une carte des fragilités de l’entreprise, de leur coût, des premières automatisations à mener et des systèmes à mettre en place pour que la direction cesse de porter l’opération à la main.
Exemple sur cinq semaines, du 2 février au 6 mars 2026. Onze personnes dans dix services, deux sites de production et six systèmes. La dernière semaine est consacrée à la validation et à la restitution.
Exemple sur cinq semaines · cinq séquences
Une ligne par semaine. Ouvrez une semaine pour voir chaque journée de travail.
- Semaine 1Du 2 févr. au 6 févr.
Réglementaire, laboratoire et quai
Périmètre défini. Demandes documentaires, libération des lots et expéditions ADR observées sur site.
Personnes : Hélène Marchand, Thierry Vasseur, Nadia Benali, Julien Roux, Camille Perrin, Karim Haddad
Détail par jour · 5 jours
2 févr.Lancement et cadragePérimètre validé sur les deux sites. Choix de cinq flux à observer en priorité : demandes réglementaires, libération labo, expéditions ADR, prix des matières premières et questions techniques.
Hélène Marchand · PDGSage X3Excel3 févr.Observation du poste réglementaireSuivi de 19 demandes clients en une journée. 4 citaient une référence article du client, à rapprocher d’un nom commercial dans Excel. 3 demandaient une FDS dans une langue qu’il a fallu d’abord générer.
Nadia Benali · Responsable affaires réglementairesOutlookSDS toolSharePoint4 févr.Parcours de libération au laboratoireObservation des analyses, des contrôles de résultats et de la libération. Les résultats sont dans le LIMS, la libération est saisie dans Sage X3, et les certificats d’analyse sont ressaisis dans 340 modèles Excel propres à chaque client.
Julien Roux · Responsable laboratoire contrôle qualitéLIMSSage X3Excel5 févr.ADV et relances clientsRecensement des motifs d’appel des clients. Les trois premiers : un certificat d’analyse manquant, une FDS jamais reçue et une date de livraison repoussée par un lot bloqué en quarantaine.
Camille Perrin · Responsable ADVOutlookSage X36 févr.Quai matières dangereusesEnviron 70 % des expéditions sont des marchandises dangereuses. Les données ADR manquent dans Sage X3 pour 30 % des articles : Karim recopie numéro ONU, classe, groupe d’emballage et code tunnel depuis la section 14 de la FDS dans un modèle Excel.
Karim Haddad · Responsable expéditions et conseiller à la sécurité ADRSage X3SDS toolExcel - Semaine 2Du 9 févr. au 13 févr.
Achats, finance et service technique
Flux de prix, de marge et de réponses techniques cartographiés. 4 passerelles manuelles entre Sage X3 et les autres outils confirmées.
Personnes : Olivier Garnier, Sandrine Lefèvre, Mathieu Colin, Élodie Fournier, Romain Dubois
Détail par jour · 5 jours
9 févr.Suivi des prix matièresEnviron 40 avis de hausse fournisseurs arrivent chaque mois dans la boîte d’Olivier. Il les consigne dans un tableau Excel. Les coûts standards de Sage X3 sont mis à jour une fois par trimestre.
Olivier Garnier · Responsable achatsExcelOutlookSage X310 févr.Contrats indexés et marge38 contrats comportent une clause d’indexation matières, soit environ 11 M€ de chiffre d’affaires annuel. Sandrine les recalcule en fin de trimestre. En moyenne, une hausse arrive sur la facture neuf semaines après l’avis fournisseur.
Sandrine Lefèvre · Directrice administrative et financièreSage X3Excel11 févr.Questions techniques clientsEnviron 45 questions techniques par semaine : dilution, compatibilité avec un support, stockage, substitution de produit. Les réponses reposent sur 2 300 rapports d’essais classés par année et par client. Délai moyen : 3,2 jours ouvrés.
Mathieu Colin · Responsable service techniqueSharePointOutlook12 févr.Planification et lots hors spécificationLe planning est tenu dans Excel à partir des commandes Sage X3. Quand un lot échoue à un contrôle et demande un ajout correctif, Élodie l’apprend du labo par téléphone et refait le planning à la main.
Élodie Fournier · Planificatrice de productionSage X3ExcelLIMS13 févr.Systèmes et flux de donnéesCartographie de toutes les liaisons entre systèmes. Le LIMS n’a aucune interface avec Sage X3. L’outil FDS contient des formules recopiées à la main depuis Sage X3, dont la dernière vérification complète date de 2023.
Romain Dubois · Responsable informatique et ERPSage X3LIMSSDS toolSharePoint - Semaine 3Du 16 févr. au 20 févr.
Observations complémentaires et analyse des données
Échantillon du stock de FDS fournisseurs analysé. 12 semaines de demandes et 6 mois de libérations étudiés.
Personnes : Nadia Benali, Julien Roux, Thierry Vasseur
Détail par jour · 5 jours
16 févr.Revue du stock de FDS fournisseursRevue avec Nadia de 20 des 61 mises à jour fournisseurs en attente. 6 modifient une mention de danger ou une limite de concentration, ce qui peut changer la classification de produits finis.
Nadia Benali · Responsable affaires réglementairesSDS toolSage X317 févr.File de libération sur le site 2Suivi de la file de libération sur le second site. Les résultats étaient complets en fin de matinée. La libération a attendu Julien, qui couvre les deux sites et deux audits clients par mois.
Julien Roux · Responsable laboratoire contrôle qualitéLIMSSage X318 févr.Analyse du journal des demandesAnalyse de 12 semaines de la boîte réglementaire : 1 020 demandes, un délai moyen de 6,5 jours ouvrés et 22 % de demandes suivies d’une relance client.
Outlook19 févr.Données de libération et d’expéditionAnalyse de 6 mois d’horodatages de libération et d’expéditions : 1,6 jour en moyenne entre dernier résultat et libération, et 31 départs de camion partis sans au moins un lot prévu.
Sage X3LIMS20 févr.Construction des cartographiesCartographie des 16 flux et comparaison de chacun avec la procédure écrite et avec ce que nous avons observé.
- Semaine 4Du 23 févr. au 27 févr.
Analyse interne
7 initiatives évaluées, valeur modélisée, risques et feuille de route rédigés.
Personnes : Aucun entretien cette semaine
Détail par jour · 5 jours
23 févr.Évaluation des initiativesIdentification de 7 initiatives dans 4 services. Chacune est notée selon sa complexité, sa valeur, ses dépendances et la personne qui garde la décision.
24 févr.Cartographie des personnes clésListe des tâches qu’une seule personne sait faire aujourd’hui. 3 points uniques de défaillance critiques : classification réglementaire, documents ADR et libération labo.
25 févr.Modèle de valeurModélisation de la capacité libérée, de la marge récupérée sur les contrats indexés et des départs manqués évités. Capacité, trésorerie et marge restent sur des lignes distinctes.
26 févr.Conception de la feuille de routeOrdonnancement des travaux pour que le registre des versions de FDS et les données ADR existent avant les flux qui en dépendent.
27 févr.Contrôle qualité interneVérification de chaque chiffre avec les notes d’entretien et les extractions de données. Suppression des recouvrements entre lignes du registre.
- Semaine 5 · RestitutionDu 2 mars au 6 mars
Validation et restitution
Constats validés avec les personnes qui font le travail. War Map remis et premières initiatives convenues.
Personnes : Nadia Benali, Julien Roux, Karim Haddad, Olivier Garnier, Sandrine Lefèvre, Hélène Marchand, Thierry Vasseur
Détail par jour · 5 jours
2 marsValidation avec le réglementaire, le labo et le quaiRevue de chaque cartographie et de chaque ligne du registre. Deux estimations de temps ont été revues à la baisse après leur relecture.
Nadia Benali · Responsable affaires réglementaires3 marsValidation des chiffres de prixContrôle du retard d’indexation et du modèle de marge sur les factures de l’an dernier. Accord pour présenter la marge récupérée séparément de la capacité libérée.
Olivier Garnier · Responsable achatsSage X3Excel4 marsContrôle qualité finalDernière relecture des chiffres, de la formulation et de la feuille de route. Préparation des supports de restitution.
5 marsRevue avant restitutionRevue des constats et des priorités. Confirmation que la libération, les prix et la signature réglementaire restent à des personnes nommées dans chaque initiative.
Hélène Marchand · PDG6 marsRestitution finale et remise du War MapRemise du War Map. Accord sur les trois premières initiatives et sur un responsable nommé pour chacune.
Hélène Marchand · PDG
Ce que nous avons entendu
“Chaque mise à jour de FDS fournisseur peut changer une de nos classifications. J’en ai 61 en attente, j’ouvre les plus anciennes en espérant que rien d’urgent ne se cache plus bas.”
“Le lot était conforme à dix heures du matin. Il a été libéré le lendemain après-midi, parce que j’ai passé la journée en audit client.”
“Quand je suis en congé, les commandes de classe 8 m’attendent, ou quelqu’un recopie le document de transport de la semaine d’avant. Aucune des deux options ne me plaît.”
“La soude a bougé de 30 % en un trimestre. Nos clients indexés l’ont vu sur leurs factures environ neuf semaines plus tard.”
“La réponse se trouve souvent dans un rapport d’essai de 2017. La retrouver prend parfois plus de temps que refaire l’essai.”
Membres de l’équipe interrogés
Systèmes consultés
Session stratégique · 30 min
Le périmètre d’une mission réelle est défini pendant la Strategy Session. Elle peut commencer par un War Map ou un Feasibility Sprint bien délimité.