Ce War Map montre comment nous passons de l’analyse des opérations à un plan de mise en œuvre. L’entreprise, les personnes et les chiffres sont fictifs. Les dates illustrent un déroulement possible ; le périmètre et le calendrier d’une mission réelle sont convenus avec vous.
Réalité opérationnelle
Voici ce que nous livrons : une carte des fragilités de l’entreprise, de leur coût, des premières automatisations à mener et des systèmes à mettre en place pour que la direction cesse de porter l’opération à la main.
Exemple sur cinq semaines, du 3 mars au 4 avril. Douze personnes dans huit services et six systèmes. La dernière semaine est répartie entre synthèse et restitution.
Exemple sur cinq semaines · six séquences
Définition du périmètre de la mission. Cartographie de l’organigramme. Identification des flux prioritaires à observer dans les opérations, la finance et la logistique.
Observation du cycle complet, de la commande à l’encaissement. Documentation de 14 étapes réelles contre 8 dans la procédure. Identification de 3 parcours d’exception manuels.
Observation du rapprochement quotidien des stocks. Marc exporte un fichier CSV personnalisé depuis le WMS, puis le compare manuellement aux quantités dans SAP.
Cartographie de la chaîne de validation des bons de commande. Découverte que le PDG valide environ 40 bons par semaine au-dessus du seuil de 5 K€. Délai moyen de validation : 2,3 jours.
Le routage des escalades repose entièrement sur la mémoire. Céline les oriente toutes elle-même. Aucun moteur de règles ni documentation.
Revue de tous les points d’intégration SAP. Identification de 3 intégrations sur 6 déconnectées depuis l’échec d’une mise à jour il y a 8 mois.
David entretient une macro de rapprochement qu’il a créée il y a 6 ans. Aucune documentation ni solution de secours. La clôture mensuelle repose sur cette macro.
Cartographie de tous les transferts entre services. Identification de 11 points où les informations passent par email ou Slack sans être enregistrées dans un système.
Observation du traitement des exceptions, notamment les marchandises endommagées et les livraisons incomplètes. Le processus est improvisé, varie selon l’équipe et n’est pas documenté.
Inventaire de tous les flux de données entre systèmes. Création d’une matrice montrant où les données sont dupliquées, manquantes ou transférées manuellement.
Analyse de 6 mois de données d’exception. Identification de schémas récurrents dans les erreurs de commande, les écarts de livraison et les incohérences de facture.
Création d’un schéma complet des flux de données dans les 6 systèmes. Identification de 14 passerelles manuelles et de 3 impasses de données.
Analyse des agendas, des réunions et des journaux de tâches des 12 personnes interrogées. Quantification du temps consacré au travail manuel et au travail stratégique.
Création de cartographies détaillées pour les 19 flux documentés. Comparaison des procédures avec la réalité observée.
Évaluation de chaque flux selon sa conformité, son potentiel d’automatisation et son impact sur l’entreprise. Priorisation selon le ROI.
Identification de 8 possibilités d’automatisation dans 4 services. Évaluation selon la complexité, l’impact et la chaîne de dépendances.
Inventaire de tous les processus non documentés portés par des personnes précises. Identification de 3 points uniques de défaillance critiques.
Conception d’un plan de mise en œuvre en 4 phases. Ordonnancement des initiatives selon les dépendances, la complexité et le potentiel de gains rapides.
Création de modèles financiers pour chaque initiative d’automatisation. Projections prudentes et optimistes fondées sur le temps récupéré et les gains d’efficacité.
Revue complète de la qualité des constats, cartographies de processus et recommandations. Vérification de chaque donnée par rapport aux entretiens sources.
Assemblage du livrable War Map. Organisation des constats en trois chapitres : Réalité opérationnelle, Constats et Plan de mise en œuvre.
Revue des constats avec les responsables de service. Validation de l’exactitude des cartographies et des points de friction. Aucune correction nécessaire.
Dernier contrôle qualité. Vérification de tous les chiffres, calendriers et recommandations. Préparation des supports de transfert.
Présentation des principaux constats à la direction. Alignement sur les initiatives prioritaires de la phase 2. Confirmation des attentes en matière de budget et de calendrier.
Remise du War Map final. Présentation de la feuille de route de mise en œuvre. Accord sur les prochaines étapes et la gouvernance de la phase 2.
Ce que nous avons entendu
“Quand je suis malade, personne ne sait lancer la clôture mensuelle. Cela me terrifie.”
“Je passe la première heure de chaque matin à comprendre ce qui s’est passé pendant la nuit. Quand je le sais enfin, il est trop tard pour agir.”
“Nous avons six systèmes, mais aucune source unique de vérité. Chacun a sa propre version de la réalité.”
“Je valide 40 bons de commande par semaine. Je signe la plupart presque automatiquement, car je n’ai pas le temps de les examiner correctement.”
“Le script d’export du WMS ? Je l’ai écrit il y a 3 ans. Il est sur mon ordinateur portable. Personne d’autre ne sait qu’il existe.”